Por que é importante a centralização de informações em compliance
Por que é importante a centralização de informações em compliance- Eficiência operacional: Com todos os dados reunidos em um único ambiente, a equipe de compliance gasta menos tempo procurando informações, reduzindo custos operacionais e otimizando a alocação de recursos.
- Visibilidade completa e transparência, permitindo enxergar com clareza a situação do fornecedor durante o processo de homologação, podendo-se concentrar inclusive nos potenciais parceiros que podem
- Visão 360° da operação, permitindo enxergar com clareza a situação de cada fornecedor, contrato ou processo em andamento. Essa transparência facilita tanto o acompanhamento interno quanto a comunicação com stakeholders e auditorias externas.
- Escalabilidade– Com uma base centralizada, a empresa consegue lidar melhor com o aumento de volume de fornecedores, documentos e requisitos regulatórios sem que o processo se torne caótico. A centralização cria uma estrutura preparada para crescer junto com o negócio.
Indicadores de uma operação de compliance vulnerável e descentralizada
Mas como entender que seu processo precisa ser padronizado e as informações reunidas para facilitar a operação? Veja alguns indícios que ajudam a comprometer a operação.
Alto volume de planilhas
Planilhas são muito úteis para organizar dados quando a área está sendo estruturada, porém podem se tornar críticas para sustentar processos complexos e escaláveis no que tange à homologação de fornecedores.
Isso porque não oferecem um controle histórico adequado, padronização de etapas e segurança contra erros humanos.
Se a sua operação depende de dezenas de planilhas, e-mails, documentos, espalhados em diversas fontes de informação, a análise de cada fornecedor torna o processo lento e burocrático, além de uma probabilidade grande de erros. Isso dificulta a tomada de decisão ágil e pautada em dados consistentes e precisos.
2. Falhas ou atrasos no acompanhamento de fornecedores
Tanto o processo de homologação quanto de monitoramento dos fornecedores tornam-se um verdadeiro obstáculo quando os dados não são analisados de forma integrada.
Sem integração ou até mesmo alertas automáticos, a empresa fica vulnerável a uma cadeia de fornecimento que pode oferecer riscos a qualquer momento, impedindo uma atuação imediata. Documentos podem vencer sem um controle correto, mudanças societárias podem passar despercebidas ou incidentes podem ser expostos em mídia quando o dano reputacional já estiver feito.
Em um grande volume de informações a serem analisadas continuamente este cenário compromete a prevenção e coloca a empresa em uma posição reativa, o que a deixa mais exposta a riscos financeiros, regulatórios e de imagem.
3. Dificuldade em responder rapidamente a auditorias ou investigações
Em um processo de auditoria você precisa contar com evidências rápidas e rastreáveis. Se as informações estão dispersas, e você precisa acionar diversos setores para buscar documentos, reunir toda a documentação pode ser um processo desgastante e estressante.
E isso pode comprometer inclusive a credibilidade da empresa perante auditores e reguladores.
4. Inconsistências nas informações apresentadas
Sem um processo integrado para homologar e avaliar os riscos dos fornecedores, a mesma informação pode existir em versões diferentes e em diferentes setores. Esse é o tipo de inconsistência que gera incerteza e fragiliza a sua tomada de decisão.
Como a automação e o uso de IA elevam o compliance a um novo patamar
Nos últimos anos, o compliance deixou de ser visto apenas como um setor de fiscalização interna para se tornar uma área estratégica que impacta diretamente a competitividade e a reputação das empresas. Nesse cenário, automação e inteligência artificial (IA) surgem como ferramentas indispensáveis para enfrentar o volume e a complexidade de dados que uma operação moderna de compliance exige.
1. Velocidade e eficiência sem precedentes
Com automação, a coleta, análise e atualização de informações sobre fornecedores e parceiros são feitas de forma rápida, padronizada e em tempo real. Isso libera a equipe de compliance para focar em análises estratégicas
2. Monitoramento contínuo e alertas automáticos
Enquanto um processo manual tende a ser reativo, a automação possibilita o monitoramento constante de fornecedores, contratos e riscos, emitindo alertas automáticos sobre qualquer alteração relevante, incluindo vencimento de documentos, mudanças societárias, novos processos judiciais ou menções negativas na mídia.
Essa abordagem proativa reduz significativamente a exposição a riscos e permite respostas imediatas.
3. Inteligência artificial aplicada a grandes volumes de dados
A IA potencializa ainda mais o compliance ao analisar dados de múltiplas fontes simultaneamente, incluindo bases públicas, privadas e jurídicas. Com técnicas de machine learning e análise preditiva, é possível identificar padrões de risco, prever comportamentos e classificar contrapartes de acordo com seu nível de criticidade.
Isso significa que, em vez de tratar todos os fornecedores de forma igual, a empresa pode priorizar a análise dos parceiros que realmente apresentam risco, otimizando recursos e aumentando a eficácia.
Como a Gedanken pode ajudar o compliance da sua empresa?
A Gedanken conta com uma solução de background check completa com os melhores aceleradores de análise do mercado e mais de 400 bases de dados analisadas para que você possa focar sua atenção em fornecedores e parceiros comerciais que podem realmente trazer risco para o seu negócio.
Com a nossa solução de background check você conta com diversos benefícios, entre eles:
- Classificação de riscos das contrapartes: fiscal, tributário, integridade, social, financeiro e ambiental
- Plataforma responsiva para códigos de conduta e questionários pelas contrapartes.
- Decisões automatizadas baseadas na classificação de risco;
- Monitoramento de risco ESG com alertas de alterações;
- Utilização de IA para analise de processos judiciais.
Veja na prática como uma solução automatizada pode potencializar os seus resultados em compliance.
| Aspecto | Gestão sem padronização | Compliance com solução Gedanken |
|---|---|---|
| Gestão de informações | Dados dispersos em planilhas, e-mails e documentos físicos; ausência de histórico confiável; alto risco de erros manuais. | Dados integrados em uma única plataforma, com histórico rastreável e padronização de etapas. |
| Eficiência operacional | Equipe gasta muito tempo buscando e validando informações; processos lentos e burocráticos. | Processos automatizados; decisões ágeis com base em dados consolidados e confiáveis. |
| Visibilidade e transparência | Falta de visão completa da situação de fornecedores; informações inconsistentes entre áreas. | Visão 360° da operação; |
| Escalabilidade | Processos se tornam caóticos com o aumento do número de fornecedores e requisitos regulatórios. | Estrutura preparada para crescer, mantendo eficiência mesmo com maior volume de dados e fornecedores. |
| Acompanhamento de fornecedores | Falhas e atrasos comuns; documentos vencem sem controle; incidentes podem ser descobertos tardiamente. | Monitoramento contínuo com alertas automáticos de mudanças societárias, vencimento de documentos ou incidentes. |
| Análise de risco | Avaliação manual e demorada; foco disperso entre todos os fornecedores, mesmo os de baixo risco. | Classificação de risco automatizada com base na sua matriz de risco (fiscal, tributário, integridade, social, financeiro e ambiental), priorizando fornecedores críticos. |
| Tecnologia aplicada | Pouca ou nenhuma automação; dependência de processos manuais e controles informais. | Uso de IA para análise de processos judiciais, plataforma responsiva para códigos de conduta/questionários e integração com +400 bases de dados. |
Com a centralização e a tecnologia certas, sua empresa conquista eficiência, segurança e visão estratégica para gerir fornecedores.
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