O que é gestão de estoque?
A gestão de estoque é o conjunto de atividades que visa armazenar, gerenciar e monitorar os itens estocados de uma empresa, incluindo matéria-prima, insumos ou produtos acabados.
Um gerenciamento efetivo de estoque tem como desafio manter disponíveis os itens, em quantidade e tipo, que atendam as demandas, sem comprometer recursos financeiros de forma desnecessária. Muitos negócios falham por não conseguir equilibrar e controlar o fluxo de entrada e saída de itens estocados, gerando prejuízos e perda de vendas.
Quais são os objetivos da gestão de estoque?
O objetivo da gestão de estoque é armazenar a quantidade ideal de mercadorias e/ou matérias-primas que supram as demandas da empresa, ampliando a eficiência operacional da organização, com o menor custo possível.
A gestão de estoque também atende a outros objetivos, como:
- Evitar perda de produtos: Um acompanhamento preciso do fluxo de entradas e saídas dos itens em estoque evita compras além do necessário. Excessos de insumos e/ou produtos acabados resultam em desperdícios, produtos com data de validade vencida, e problemas no fluxo caixa da empresa já que os itens vencidos não poderão ser aproveitados para venda ou transformação.
- Reduzir custo com estocagem: Se a empresa consegue equilibrar a quantidade correta de produtos e insumos em estoque com as demandas do dia a dia não precisa arcar com despesas desnecessárias de armazenamento, seja o custo de estocar produtos além do que é comercializado, ou o custo com espaços vazios por conta da falta de mercadoria e planejamento.
- Ajustar a previsão de demanda: com uma boa gestão de estoque e assertividade no fluxo de vendas, é mais fácil estabelecer volume de cada item a ser reposto e quando será necessário realizar a compra de cada mercadoria.
Quais os tipos de gestão de estoque?
Existem diversas formas de se classificar os estoques, em função do modelo de gestão de cada empresa.
Conheça alguns dos principais:
Estoque de proteção
Com o estoque de proteção, a empresa mantém unidades a mais dos itens comercializados. Com isso “protege” a operação de vendas e também se previne com possíveis imprevistos de falta de mercadorias devidos a contratempos externos, como greve de transportes ou alta de preços dos insumos.
Empresas que trabalham com lead times* longos como produtos importados, por exemplo, adotam estoques de proteção maiores para assegurar o atendimento às demandas, mesmo se ficarem desabastecidas por certo período.
*lead time: tempo decorrido entre a chegada de um pedido efetuado por um cliente até a entrega do produto
Estoque de antecipação
O estoque de antecipação é o estoque formado por itens específicos geralmente em altas quantidades, para atender demandas sazonais, a exemplo das datas comemorativas: dia das mães, dia dos pais, Natal, Black Friday, entre outros.
É importante nesse caso, estabelecer estimativas de vendas o mais precisas possíveis, com base nos anos anteriores, tendências de mercado e meta de vendas da empresa, para evitar prejuízos com produtos que não poderão ser vendidos em épocas diferentes..
Estoque inativo
Está relacionado a produtos pouco vendidos ou descontinuados e que acabaram se tornando obsoletos dentro do estoque. Se ao mesmo tempo um estoque inativo pode oportunizar ações promocionais como queima de estoque, também traz muitas desvantagens. Entre elas estão a defasagem dos produtos, perda de capital investido e também menos dinheiro em caixa, uma vez que a demanda prevista não foi vendida conforme o esperado.
Estoque de ciclo
Utilizado por empresas que possuem alto mix de produtos com muita rotatividade e precisam de insumos para produzir mais de um produto simultaneamente.
O estoque de ciclo exige do gestor um monitoramento atento, uma vez que os itens precisam ser repostos no estoque estrategicamente e de forma intercalada para não perder vendas. Ou seja, há pouca margem para erros no estabelecimento dos volumes de compra.
Estoque máximo
O estoque máximo é a capacidade máxima que uma empresa possui para estocar mercadorias ou insumos por determinado período e não deve ser ultrapassado para evitar produtos ou insumos além do necessário.
Ao conhecer o estoque máximo a empresa evita problemas com custo de estoque parado, envelhecimento de produtos perecíveis não comercializados, ou problemas relacionados ao espaço físico para armazenamento.
Estoque mínimo
O estoque mínimo, como o próprio nome já diz, conta com a menor quantidade possível de produtos para atender as operações de vendas em um certo período de tempo, a fim de evitar o desabastecimento.
Embora o estoque mínimo seja de grande valia para suprir as demandas do mercado sem risco de ter um alto custo de estoque, também reduz o poder de negociação com fornecedores, uma vez que as condições mais atrativas de pagamento ou descontos são oferecidas quando os volumes são maiores.
Qual a diferença entre gestão de estoque e controle de estoque?
Em termos gerais, controle e gestão de estoque são conceitos bem similares.
O controle de estoque geralmente remete às operações diárias, onde o gestor controla as entradas e saídas dos produtos, tendo ciência do quê, quando e o quanto deve ser reposto .
Com um controle eficiente, é possível manter um estoque bem abastecido, identificar os itens que estão parados e obsoletos, quais as necessidades de reposição e também evitar desvios, perdas e roubo.
Já a gestão de estoque tem um conceito mais amplo. O seu intuito é prover as necessidades de materiais da empresa na quantidade e horas certas, mas incluindo também atividades como planejamento, negociação com fornecedores, estratégias promocionais com itens de baixa saída, etc.
Principais métodos para uma gestão de estoques eficiente
Para contar com o equilíbrio necessário em uma gestão de estoque é preciso usar métodos que auxiliem uma melhor previsibilidade e controle dos itens estocados. Conheça as principais metodologias.
Curva ABC
A Curva ABC é uma metodologia que categoriza os itens quanto à sua importância financeira para os negócios. O método pode ser bem proveitoso para concentrar esforços em itens-chave que geram mais renda , ou representam o maior spend*, para a empresa e possuem maior fluxo de movimentação.
*spend: gastos de aquisição
A curva ABC obedece às seguintes classificações:
- Classe A: Grupo de itens mais importantes, com maior valor ou quantidade e possui um alto percentual no valor total das compras (insumos e matérias-primas), ou das vendas (produto acabado). É importante manter um controle acirrado de giro de estoque.
- Classe B: grupo intermediário em relação à quantidade, importância ou valor. Embora não seja a prioridade, é aconselhável manter um estoque de segurança e uma gestão moderada.
- Classe C: Grupos de produtos com menor impacto em termos de movimentação, quantidade ou valor. Mas requer atenção igual uma vez que gera custo para manter no estoque e a sua eventual falta, pode parar as operações da empresa. Em relação às compras é interessante manter um estoque mínimo.
Com a utilização do método, você evita erros na hora de compor seu mix de produtos para venda ou determinar a prioridade de abastecimento para compras, por exemplo, realizando um planejamento muito mais inteligente.
PEPS
A sigla PEPS, que significa “Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair”, é uma tradução livre do termo em inglês FIFO (First in, First out). Considerado um dos métodos mais seguros em gestão de estoque, consiste em priorizar a comercialização dos lotes mais antigos. Ou seja, o primeiro lote que entra no estoque é o primeiro a ser vendido.
Assim, garante que o estoque esteja sempre atualizado, evitando itens obsoletos ou envelhecidos. Em setores que comercializam produtos perecíveis e com prazo de validade, a utilização do PEPS no controle de estoque é bem aproveitada.
Alguns benefícios da utilização do PEPS inclui:
- auxilia no giro do estoque;
- garante maior segurança no controle dos itens estocados;
- O PEPS é um método contábil utilizado e aceito pela Receita Federal. Com base no estoque avaliado é que são calculados os impostos e tributos.
UEPS
Traduzida do inglês “Last In, First Out” (LIFO), o método UEPS, cujo significado é “Último a Entrar, Primeiro a Sair” já é o inverso do PEPS. Ou seja, o último produto que entra no estoque é o primeiro que sai para as vendas.
Assim, a “novidade” sendo comercializada primeiro nos pontos de venda resulta em mais lucro e interesse do cliente, ao mesmo tempo que a empresa acompanha as tendências do mercado.
Um bom exemplo nesse caso são as lojas de modas, que trabalham com o lançamento de coleções a cada estação. O estoque será composto com novas peças para a temporada outono-inverno, por exemplo, atraindo a atenção do cliente que busca se antecipar às compras.
Porém é importante estar atento às normas nacionais de contabilidade. A legislação brasileira não permite que o UEPS seja utilizado para fins contábeis. Mercadorias que entram no estoque e são comercializadas primeiro possuem o preço mais elevado em relação aos itens mais antigos do estoque (que possuem menor tributação), e isso impacta diretamente no cálculo de impostos e tributos.
Por isso é recomendado utilizar o UEPS apenas para controle interno, onde é possível realizar ajustes rápidos na quantidade de produtos e preços, já que atua com base no consumo em tempo real.
Just in time
O Just in Time (JIT) que em tradução livre significa “na hora certa” é um método de gestão de produção, mas que afeta diretamente o controle de estoque.
Criado no Sistema Toyota de Produção, o método tem como objetivo alocar matéria-prima no tempo e quantidade exatas que forem necessárias. Assim, o estoque não fica com produtos acumulados, já que é a partir da venda que o processo produtivo tem início.
Embora seja uma boa alternativa para redução de estoques, armazenamento e evitar desperdício, é importante estar atento a alguns aspectos ao utilizar o Just in Time.
Primeiro, é importante ter um volume de vendas estável para que a produção ocorra sem surpresas.
Outro ponto envolve a capacidade do fornecedor de atender as demandas. Isso porque há a possibilidade do fornecedor não ter os itens necessários, ou até mesmo não realizar a entrega da mercadoria ou insumos no tempo hábil e na quantidade solicitada.
Por isso, é imprescindível manter um bom relacionamento com os fornecedores, avaliando e monitorando periodicamente se estão aptos a atender as necessidades da empresa dentro dos critérios estabelecidos, para que o método tenha eficácia.
Custo Médio
O Custo Médio também conhecido como custo médio ponderado é obtido pela média de custos de aquisição. Em outras palavras, ele recalcula o custo de cada unidade que está no estoque, por meio da média de valores de compra do item.
Com este cálculo, o gestor consegue equilibrar o valor de venda e consequentemente, o lucro final do seu negócio.
Para calcular o custo médio ponderado, usamos uma fórmula simples:
Custo Médio Ponderado = Valor total dos estoques / Quantidade de itens armazenados
Para entender melhor como funciona esse cálculo, vamos a um exemplo.
Suponha que em determinado período, são adquiridas 200 Unidades de um produto ao custo de R$ 1000,00 o lote.
Posteriormente são adquiridos mais 400 unidades deste mesmo produto, ao custo de R$ 2.150,00 o lote.
Aplicando a fórmula do o custo médio do produto temos:
- Valor total dos estoque: R$1000,00 + R$ 2.150,00= R$ 3.150,00
- Quantidade total de itens armazenados: 200 + 400= 600
Custo Médio = R$ 3.150,00 : 600 = R$ 5,25 o custo de cada unidade.
Lembre-se: sempre que um novo lote de mercadorias for adicionado ao estoque, o valor do custo médio tende a mudar.
Como fazer uma gestão de estoque eficiente?
Conheça os passos principais:
1. Faça um levantamento dos itens armazenados
Se você quer ter eficiência em como gerir o estoque no dia a dia, é preciso de antemão fazer um levantamento de quais itens são armazenados, incluindo contagem, identificação e categorização dos produtos ou insumos, de acordo com características e finalidades.
Assim você consegue organizar melhor os espaços, verificar se as condições de armazenamento estão ideais e também realizar um planejamento de gestão de estoque adequado para a realidade da sua empresa.
2. Desenvolva processos
Quais os critérios para o recebimento e inspeção de produtos? Quais os modos ideais de armazenamento e reposição? Quem será o responsável pela emissão da nota fiscal? Para responder a estas e outras questões envolvendo seu estoque, estabeleça processos bem definidos, criando padrões para entrada e saída do estoque.
É importante que os processos estejam integrados, já que o estoque é uma fonte rica de informação para outras áreas. O acompanhamento do giro de mercadorias oferece bons insights para entender o comportamento do consumidor e o fluxo de venda da empresa.
3. Registre entradas e saídas
Não existe estoque bem gerido sem acompanhamento diário de entradas e saídas de produtos e insumos. Um controle ineficaz abre precedentes para desvios, falta de produto que compromete a capacidade produtiva e vendas para a empresa. Veja os pontos de atenção tanto no registro de entrada quanto saída dos produtos.
Entrada
No caso de recebimento de mercadorias, alguns passos podem facilitar o registro de entradas que incluem:
- Conferência dos produtos recebidos;
- Verificar se a nota fiscal está de acordo com os produtos recebidos;
- Registro da entrada desses produtos via software, ERP ou planilhas;
- Marcação dos preços;
- Etiquetação dos produtos.
É importante que não passe despercebido nenhuma informação. Por isso, também invista um tempo e seja bem específico na categorização dos produtos para ter mais facilidade na hora de realizar o controle de mercadorias.
Saída
As saídas ocorrem mediante venda, perdas ou devolução de compras e boas práticas ajudam a evitar furos. Confira:
- Em caso de produtos com data de vencimento próxima, é preciso que estejam posicionados para saírem primeiro;
- Evite o registro manual a fim de abrir precedentes para erros no lançamento;
- Registre todas as perdas, devolução por dano ou data de validade atingida em caso de alimentos não perecíveis, por exemplo e retire do estoque;
- A conferência também se faz necessária nesta etapa, a fim de evitar inconsistências no pedido, problemas com documentações ou notas fiscais.
4. Acompanhe o giro dos produtos
O giro de estoque é o indicador que mostrará se há equilíbrio entre compra e venda, por isso o trabalho deve ir além do controle de mercadorias.
Para facilitar o acompanhamento e analisar o comportamento do consumidor e de vendas da sua empresa, é válido analisar alguns dados, como:
- Há sazonalidade na venda de produtos? Quais?
- Quais os dias da semana em específico que são vendidos determinados itens?
- Há itens que apresentam baixa saída? Quais são?
5. Avalie histórico de compra e venda
Analisar o histórico de compra e venda auxilia o gestor a segmentar clientes, prever as necessidades de compras e garantir que a empresa tenha produtos suficientes em estoque para determinado período.
6. Estabeleça KPIs para monitoramento
Monitorar métricas são importantes para que o gestor tenha informações sobre entrada e saída de produtos para que possa avaliar o impacto das vendas em uma empresa e otimizar o seu planejamento estratégico.
Entre exemplos de KPIs, incluem:
- Giro de Estoque;
- Perda de Estoque;
- Tempo de reposição;
- Ponto de Pedido;
- Ruptura de estoque;
- Disponibilidade de produtos, etc.
Escolha de três a cinco KPIs para começar a monitorar dependendo da sua estrutura interna e não hesite em revisá-los periodicamente. A prática pode trazer insights que resultam em mudanças no gerenciamento do processo e ou até mesmo na estratégia da empresa.
Conclusão
A Gestão de Estoque é o processo que envolve planejar, controlar e monitorar a entrada e saída de produtos ou bens de produção, de forma a equilibrar compras, armazenamento, produção e entrega.
Basicamente seu objetivo inclui atender a previsão de demanda de mercadorias do mercado, sem causar prejuízos à empresa. Com isso, evita perdas causadas por produtos obsoletos, reduz custo de estocagem, e assegura mais previsibilidade de compras.
Para mitigar riscos relacionados a estoque manter uma boa gestão de fornecedores é crucial. Através de uma avaliação precisa e monitoramento constantes é possível verificar a capacidade produtiva do fornecedor em assegurar prazo de entrega, qualidade no material fornecido, além de bons preços.
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