O que é Gestão de Fornecedores?
A Gestão de Fornecedores envolve a seleção, avaliação e homologação de empresas que supram da melhor forma as demandas do seu negócio, proporcionando valor agregado aos produtos e serviços oferecidos e deixando a Cadeia de Suprimentos mais eficiente.
Ao gerenciar fornecedores de maneira efetiva a organização também deve garantir que os princípios de governança corporativa estão sendo respeitados, reduzindo falhas e impactos negativos na condução do relacionamento comercial e nos produtos e serviços.
Por que fazer a Gestão de Fornecedores?
As empresas que levam a sério a Gestão de Fornecedores tendem a crescer de forma mais estruturada, garantindo a qualidade do produto oferecido e a satisfação do cliente final. Além disso, uma Gestão de Fornecedores eficiente proporciona outros benefícios para os negócios, como por exemplo:
Agilidade nos processos
Com fornecedores selecionados criteriosamente, a empresa ganha em agilidade em todo o processo desde a redução do ciclo de compras, tempo com negociações, especificação dos bens e produtos adquiridos e eliminação de tarefas desnecessárias que estejam atrapalhando o processo.
Por isso, é importante mapear e entender como funciona o fluxo de trabalho dentro da sua empresa para conseguir otimizar atividades e fazer uma Gestão de Fornecedores alinhada com as necessidades da sua empresa.
Mais segurança na tomada de decisão
Uma Gestão de Fornecedores bem executada permite que os gestores tomem decisões e façam negócio com segurança, garantindo o processo produtivo e a saúde financeira do negócio.
É muito difícil tomar decisões e arriscar a qualidade da entrega no prazo estabelecido, sem ter um acompanhamento sistemático de toda a cadeia de fornecimento da empresa. Nem sempre o palpite será certeiro e optar pelo fornecedor errado pode prejudicar entregas, dificultar o processo produtivo ou até mesmo gerar problemas para a imagem da empresa no mercado.
Mitigação de riscos
Mitigar riscos é um dos procedimentos mais importantes quando falamos de Gestão de Fornecedores. Afinal garantir a qualidade impecável dos produtos e serviços, finanças e também a reputação da empresa no mercado só é possível se implementar uma estratégia para mitigar os riscos em toda a cadeia de suprimentos.
Com um gerenciamento de riscos aplicado na área de fornecedores, os gestores podem avaliar cada etapa do fluxo de produção, identificando lacunas e criando estratégias para gerenciar as ameaças e ocorrências de forma eficiente.
Como fazer a Gestão de Fornecedores? 6 dicas práticas para implementar.
Implementar a Gestão de Fornecedores dentro da empresa não é um processo tão complexo. Listamos 6 etapas que podem auxiliar você a gerenciar a cadeia de fornecimento sem erros. São elas:
- Planejamento estratégico;
- Avaliação;
- Qualificação;
- Homologação;
- Monitoramento;
- Automatização de processos.
Entenda o que deve ser realizado em cada etapa.
1.Planejamento estratégico
Para que a sua empresa não sofra os impactos de uma má Gestão de Fornecedores, o planejamento deve ser o primeiro passo.
E nesta etapa, planejar inclui:
- identificar e atualizar de forma frequente as demandas, a fim de entender o que é necessário para manter a operação em dia;
- definir periodicidade e um plano de indicadores (KPIs) no relacionamento com o fornecedor, a fim de manter um equilíbrio no estoque, condições atrativas de negociação e um plano de reposição eficientes;
- Gerir e alocar o orçamento disponível, considerando os riscos possíveis para cada fornecedor e para cada etapa do processo de fornecimento, adequando com as necessidades de cada setor da empresa.
Quanto mais o gestor for realista no planejamento, maiores serão as chances do cumprimento de metas.
2. Avaliação
Após ter realizado o planejamento estratégico é hora de avaliar quais fornecedores estão aptos para prestar um serviço de excelência contribuindo positivamente para a operação da empresa. Afinal, sabemos que um fornecedor mal avaliado pode resultar em custos diversos e danos perenes para o negócio.
Por isso, ao ter um modelo de avaliação de fornecedores que permita mensurar o quão ágil, eficaz, capacitada e segura é determinada empresa ou prestador de serviço, mais eficiência terá a organização em gerir criteriosamente toda a cadeia de suprimentos.
Fique atento a importância de ter um vendor list (lista de fornecedores aprovados) diverso, que contemple fornecedores que possam agregar valor de forma diferente nas diversas etapas do processo de abastecimento. Considere fornecedores regionais com lead-time de abastecimento menor e fornecedores globais com custos mais atrativo, por exemplo, de forma que os riscos de abastecimento sejam minimizados.
3.Qualificação
A qualificação de fornecedores implica em atestar que determinado fornecedor tem capacidade fabril, requisitos de qualidade, processos padronizados e monitorados, tornando-se confiável no cumprimento das especificações estabelecidas pela empresa no fornecimento dos produtos e serviços selecionados.
Ao qualificar os fornecedores também é importante se atentar não só ao desempenho em relação ao cumprimento de prazos e entregas, mas também que a empresa em questão esteja adequada aos valores do negócio.
4. Homologação
A Homologação de Fornecedores é o procedimento responsável por garantir a resiliência e aderência de toda a cadeia de fornecimento, garantindo assim, que o Fornecedor tem as qualificações necessárias para fornecer para sua empresa e não irá trazer riscos desnecessários para a operação da mesma.
O principal objetivo da Homologação de Fornecedores é garantir que o produto ou serviço oferecido por aquele fornecedor ou prestador de serviço, atende os critérios de qualidade e que o fornecedor está apto legalmente e nos critérios exigidos para atender a empresa, criando uma relação de confiança e segurança entre as partes.
5.Monitoramento
Mais do que contratar bons fornecedores que estejam alinhados aos valores e pré-requisitos estabelecidos pela empresa, é essencial monitorá-los, a fim de garantir um nível de excelência tanto nos processos qualitativos como quantitativos.
Definir os critérios de avaliação, os principais KPIs e como serão centralizados estes dados fará com que a empresa consiga mensurar de forma mais assertiva a relação custo-benefício, além de identificar oportunidades para o atingimento de resultados.
6. Automatização dos processos
Quando uma empresa passa a ter uma quantidade razoável de fornecedores, acompanhar de forma sistemática tudo o que engloba a gestão deste setor pode se transformar em um processo burocrático e moroso.
Por isso, investir em processos automatizados faz com que a empresa ganhe tempo quando necessita cadastrar, homologar e monitorar fornecedores. Assim, a empresa realiza de forma rápida, dinâmica e segura todo o gerenciamento de risco deste fornecedor, integrando tomadores de decisão em um único processo.
Uma ferramenta robusta de Gerenciamento de Risco de Fornecedores também proporciona melhor visibilidade da cadeia de suprimentos, identificando fornecedores de alto risco que possam gerar interrupções no processo de abastecimento. Isto pode ajudar na seleção de fornecedores alternativos e na execução de planos de contingência para a continuidade de negócios de uma maneira eficaz e econômica.
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Como aprimorar o relacionamento com o Fornecedor?
Para estabelecer uma parceria que agregue valor, é crucial a empresa manter o bom relacionamento com seus fornecedores, já que um bom relacionamento entre parceiros resulta em vantagem competitiva para ambas empresas e um bom desempenho do negócio em médio e longo prazo.
Por isso, listamos algumas práticas que podem aprimorar o relacionamento com o fornecedor, entre eles:
Procure Fornecedores com boa reputação no mercado
Entender a trajetória do fornecedor no mercado e sua reputação é um primeiro passo para uma seleção de fornecedores eficiente. Ações como contato com clientes deste fornecedor para entender a qualidade do produto ou serviço apresentado auxiliam o gestor a entender com quem estabelecerá uma parceria comercial.
Além disso, é fundamental checar as informações imprescindíveis para qualquer categoria de fornecimento como registros, certificações e inexistência de qualquer tipo de ilícito. Uma boa plataforma de tecnologia pode suportar as empresas de forma ágil e precisa, no entendimento sobre a performance e a reputação deste fornecedor.
Defina canais de comunicação
Estabelecer como será a comunicação com os fornecedores faz com que diminua os ruídos entre os envolvidos no processo, e com isso consiga-se manter o cumprimento dos prazos e o atendimento a todas as demandas.
Sejam solicitações de cobranças, serviços emergenciais ou relatórios, uma boa prática é definir com antecedência quais serão os meios utilizados como por exemplo, e-mail, chat ou outro canal de comunicação que facilite o contato entre ambos e não prejudique as ações.
Mantenha processos alinhados e atualizados
Manter os processos alinhados e atualizados de forma que reflitam as atividades realizadas pela empresa naquele momento, garante a melhoria contínua e consolida parceria entre as partes. Além disso, faz com que a empresa mantenha seus indicadores de performance em dia com os estoques necessários, lead-time de abastecimento atendidos e a operação em pleno funcionamento.
Conclusão
A gestão de fornecedores é uma parte vital de qualquer negócio bem-sucedido, pois proporciona agilidade nos processos, melhora na tomada de decisão e principalmente mitiga riscos, já que os gestores podem identificar gaps e criar planos de ação para dirimir ameaças.
Para ter um processo eficiente é necessário planejamento estratégico, avaliação, qualificação, homologação e monitoramento dos fornecedores para garantir uma gestão de sucesso.
Outros pontos que podem aprimorar o relacionamento com o fornecedor são definir canais de comunicação, manter processos alinhados e procurar fornecedores com boa reputação no mercado.
Automatizar a Gestão de Fornecedores, mitigando riscos e reduzindo burocracias faz com a empresa ganhe agilidade nos seus processos e visibilidade na sua cadeia de suprimentos, mantendo seu negócio funcionando sem problemas e evitando quaisquer possíveis interrupções. Se gerir riscos neste quesito ainda é um desafio para você, entre em contato com nosso time e conheça como a Gedanken pode lhe auxiliar a obter grandes resultados.
